Отказное письмо — документ, который подтверждает: конкретный товар не подлежит обязательной сертификации и декларированию. Его оформляют, когда продукция не входит в перечни Постановления Правительства РФ № 2425 и не попадает под действующие технические регламенты ЕАЭС. Для продавца это основание ответить маркетплейсу, покупателю или партнёру, почему в карточке нет сертификата или декларации.

Отказное письмо на товар выдаёт аккредитованный орган по сертификации после идентификации продукции. В одном документе можно указать сразу несколько наименований с кодами ТН ВЭД. На практике в отказное письмо не включают больше 30 позиций. Если ассортимент шире, оформляют второе письмо.

Что такое отказное письмо на товар

Отказное письмо — информационный документ. Закон не утверждает его форму и не вносит его в реестр деклараций и сертификатов. Юридический смысл письма в другом: орган проверил наименование, назначение и код ТН ВЭД и зафиксировал, что обязательная оценка соответствия не требуется.

В корректном отказном письме обычно есть:

реквизиты органа и номер аттестата аккредитации;
номер и дата письма;
данные заявителя;
перечень продукции с кодами ТН ВЭД;
ссылка на ПП РФ № 2425 и вывод, что товар не подлежит сертификации и декларированию;
указание, что продукция не попадает под технические регламенты Таможенного союза;
оговорка, что при изменении перечней вывод нужно проверить заново;
подпись и печать.

Письмо не подтверждает качество, состав, пожарную безопасность и заявленные свойства. Оно отвечает только на вопрос: нужен ли обязательный сертификат или декларация.

Как проходит оформление в КазаньСерт

1. Уточняем задачу.
Специалист КазаньСерт уточняет вид продукции или услуги, назначение и имеющиеся документы.

2. Определяем требования.
Проверяем, какие нормы применяются и какой документ потребуется в вашем случае.

3. Согласовываем оформление.
Сообщаем стоимость и сроки, запрашиваем необходимые сведения и документы.

4. Передаём готовый документ.
После оформления направляем результат заявителю в электронном виде и консультируем по дальнейшему использованию.

Можно ли указать в отказном письме несколько товаров

Да. Один документ часто закрывает сразу группу позиций, если каждая из них после проверки не требует обязательной оценки. Так удобнее продавцу: одно письмо загружают в несколько карточек, если формулировки в карточке совпадают с текстом документа.

Пример реального подхода к перечню. В одном отказном письме могут стоять разные товары с разными кодами:

Аксессуары для волос — код ТН ВЭД 9615 90 000 0.
Картины — код ТН ВЭД 9701 91 000 0.
Ковры ручной работы — код ТН ВЭД 5702 10 000 0.
Чехлы автомобильные, включая накидки на сиденья — код ТН ВЭД 6304 93 000 0.
Чехлы для хранения одежды — код ТН ВЭД 4202 92 980 0.

Такой набор возможен только после идентификации каждой позиции. Нельзя автоматически переносить вывод с аксессуаров для волос на детские заколки, с ковров ручной работы — на машинный ковролин, с автомобильных чехлов — на текстиль без указания назначения.

Сколько позиций можно включить в одно отказное письмо

Закон не устанавливает точное число наименований. Ограничение задаёт орган при оформлении документа. В КазаньСерт в одно отказное письмо включают не больше 30 позиций.

Почему лимит нужен на практике:

по каждой позиции проверяют назначение, материал и код ТН ВЭД;
слишком длинный перечень хуже читается площадкой и заказчиком;
ошибка в одной строке ставит под сомнение весь документ;
новые товары в уже выданное письмо не добавляют.

Если позиций 31 и больше, оформляют следующее письмо. Если ассортимент однотипный — например, несколько видов заколок для взрослых — их часто объединяют одной формулировкой «аксессуары для волос», а не дробят по каждому артикулу.

Добавить новый товар в готовое отказное письмо нельзя. Расширили линейку — нужно новое письмо на новые позиции.

На какие товары оформляют отказное письмо

Документ подходит продукции, которая после проверки не попала в обязательные перечни, подробней можно ознакомится в статье — Отказные письма для маркетплейсов: когда нужны и как оформить. Часто это:

аксессуары для волос для взрослых;
картины и декоративные изделия;
ковры ручной работы при соответствующем назначении и способе изготовления;
автомобильные чехлы и накидки на сиденья, если они заявлены именно как автоаксессуары;
чехлы для хранения одежды;
сувениры, интерьерный декор, часть handmade-товаров.

Назначение меняет вывод. Те же аксессуары, но «для детей», могут уйти в ТР ТС 007/2011. Ковровые покрытия машинного производства часто проверяют по ТР ТС 017/2011. Общие «чехлы» без уточнения, что они автомобильные, иногда рассматривают как изделия лёгкой промышленности. Поэтому в письме пишут точное наименование, а не «товары для дома».

Как выглядит отказное письмо: на что смотрят маркетплейсы

Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет сверяют не «красивый бланк», а содержание:

орган есть в реестре Росаккредитации;
заявитель совпадает с продавцом;
наименование товара в письме совпадает с карточкой;
указан код ТН ВЭД, и он не противоречит категории;
есть ссылка на ПП РФ № 2425 и вывод об отсутствии обязательной оценки.

Если в письме «чехлы автомобильные», а в карточке «накидка на диван» или «детский чехол», площадка документ не примет. Если в письме пять позиций, в карточку загружают письмо целиком, но описание товара должно совпадать с нужной строкой перечня.

Какие сведения нужны для оформления

реквизиты заявителя: ФИО или название, ИНН, адрес;
список товаров — не больше 30 позиций в одном письме;
точное наименование каждой позиции;
назначение и материал;
коды ТН ВЭД, если они уже подобраны;
фотографии и описание карточки на маркетплейсе — желательно.

Чем точнее список, тем меньше риск, что одну позицию вынесут из письма и попросят декларацию.

Как проходит оформление в КазаньСерт

Заявитель передаёт перечень товаров и реквизиты.
Специалисты идентифицируют каждую позицию и проверяют ПП РФ № 2425 и технические регламенты.
Позиции, которые не проходят на отказное письмо, отделяют.
На подтверждённый перечень готовят документ — обычно в срок от 1 дня.
Если позиций больше 30, формируют несколько писем.

Частые ошибки при оформлении отказного письма на товар

Включают в одно письмо товары с разным правовым статусом.
Пишут общее название без назначения: «чехлы», «ковры», «аксессуары».
Пытаются добавить в документ больше 30 позиций.
Используют письмо, оформленное на другое лицо.
Не обновляют документ после смены ассортимента.
Заявляют в карточке свойства, которых письмо не подтверждает.

Пример из практики КазаньСерт

Продавец собирал в одно отказное письмо аксессуары для волос, картины, ковры ручной работы, автомобильные чехлы и чехлы для хранения одежды. Часть позиций площадка уже запрашивала как «без документов». Специалисты проверили коды ТН ВЭД и назначение. Однотипные артикулы объединили, детские и текстильные позиции с иным статусом вынесли отдельно. В итоговом письме остался проверяемый перечень с кодами. Карточки, где наименование совпало с документом, прошли модерацию.

Как помогает КазаньСерт

проверяем, достаточно ли отказного письма на конкретный товар;
собираем несколько позиций в один документ — до 30 наименований;
подбираем формулировки и коды ТН ВЭД под карточки маркетплейсов;
отделяем товары, на которые нужна декларация или сертификат;
готовим следующее письмо, если ассортимент больше лимита.

Отказное письмо на товар имеет смысл оформлять после идентификации, а не «на всякий случай» по общему списку из каталога. Если нужно закрыть продажу на Wildberries, Ozon или в рознице — пришлите перечень. Проверим позиции, уложимся в лимит 30 наименований и подготовим документ, который можно прикладывать к карточкам.